Thuật ngữ Warehouse (kho hàng) và Fulfillment Center (trung tâm hoàn thiện đơn hàng/phân phối) thường được sử dụng thay thế cho nhau nhưng có thể có ý nghĩa rất khác nhau. Cả hai đều là những khu vực lớn chứa hàng tồn kho cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, các trường hợp sử dụng và dịch vụ được cung cấp thường khác nhau. Hãy chia nhỏ từng tùy chọn để bạn có ý tưởng tốt hơn về giải pháp vận chuyển thương mại điện tử tốt nhất dành cho doanh nghiệp của mình.
Bài viết này sẽ bao gồm:
- Kho hàng là gì?
- Fulfillment Center là gì?
- Sự khác biệt giữa kho hàng và Fulfillment Center?
- Khi nào bạn nên sử dụng Fulfillment Center?
Warehouse (Kho hàng) là gì?
Kho hàng là khu vực được sử dụng để chứa hàng – chủ yếu được các nhà sản xuất, nhập khẩu, xuất khẩu, bán sỉ, và các doanh nghiệp vận tải sử dụng chủ yếu và chỉ duy nhất với mục đích lưu trữ hàng hóa. Tại kho hàng, bạn sẽ thấy các thiết bị như xe nâng, container và kệ xếp chồng lên cao với số lượng lớn sản phẩm. Trên thực tế, hoạt động chính trong kho chủ yếu là việc nhập và xuất hàng tồn kho.
Một số nhà kho được thiết kế cho các hoạt động kinh doanh dành cho các doanh nghiệp có khách hàng trực tiếp và đối tác của họ (B2B) với hàng hóa số lượng lớn. Hầu hết các nhà bán lẻ lớn sẽ có kho riêng để lưu trữ hàng tồn kho, trong khi một số những doanh nghiệp sẽ thuê kho bên ngoài và sử dụng chung không gian lưu trữ với các doanh nghiệp khác. Việc sử dụng chung không gian kho với các doanh nghiệp khác thường mang lại chi phí thấp hơn hơn cho các nhà bán lẻ có quy mô nhỏ lẻ đến trung bình, mặc dù giá cả còn tùy phụ thuộc vào các điều khoản cho thuê có sẵn.
Fulfillment Center là gì?
Fulfillment Center là nơi xử lí và hoàn thành các đơn hàng. Ở đây, các hoạt động tùy chỉnh (customize) được thực hiện với quy mô lớn, tốc độ cao và độ phức tạp lớn. Ngoài việc tìm được đúng sản phẩm, trung tâm có thể thực hiện các chức năng như lắp ráp, kết hợp đơn hàng (nếu một người đặt mua nhiều sản phẩm khác nhau), đóng gói, dán nhãn, và chuyển đến bộ phận vận chuyển. Khái niệm Fulfillment Center ra đời trên nền tảng của sự phát triển thương mại điện tử, hướng đến việc giao hàng trực tiếp đến tay người tiêu dùng theo mô hình B2C.
Sự khác biệt giữa Warehouse và Fulfillment Center?
Về tổng quan, vai trò của một nhà kho là để lưu trữ sản phẩm còn vai trò của một trung tâm hoàn thiện đơn hàng là đáp ứng hiệu quả mong đợi của khách hàng. Chúng ta hãy xem chi tiết qua 3 phần sau:
Lưu trữ dài hạn so với lưu trữ ngắn hạn
Mặc dù vẫn có một bộ phận lưu kho tại các Fulfillment Center. Tuy nhiên mục tiêu chính của Fulfillment Center vẫn là xoay vòng hàng tồn kho một cách nhanh chóng. Lý tưởng nhất là hàng hóa không nên được dự trữ trong trung tâm hoàn thiện đơn hàng trong thời gian hơn một tháng. Nếu không thì các nhà bán lẻ có thể phải trả thêm chi phí kho bãi.
Các nhà bán lẻ sử dụng các trung tâm hoàn thiện đơn hàng thường sẽ chủ động gửi hàng nhiều hơn để đảm bảo luôn có đủ hàng trước khi giao hàng. Điều này được thực hiện khi các nhà bán lẻ lưu trữ hàng hóa trong một trung tâm hoàn thiện đơn hàng có vị trí nằm gần khách hàng của họ, do đó khi hoàn thành quá trình đặt hàng, những khách hàng này có thể nhận được ngay sau đó.
Hoạt động vận hành
Không giống như các kho tĩnh, Fulfillment Center quản lí dòng hàng hóa liên tục và bao gồm các hoạt động phức tạp hơn nhiều. Các công ty dịch vụ 3PL thường cung cấp một loạt các dịch vụ trong các trung tâm hoàn thiện đơn hàng của họ, bao gồm:
- Nhận hàng tồn kho
- Chọn sản phẩm
- Hoàn thiện sản phẩm
- Hộp đóng gói
- Ghi nhãn các lô hàng
- Giao các đơn đặt hàng
- Quản lý lợi nhuận
Đối với những gì đang diễn ra trong hoạt động của một kho hàng hành động chính xảy ra khi hàng tồn kho được thêm vào hoặc chuyển ra ngoài. Không có nhiều dịch vụ bổ sung được cung cấp.
Tần suất nhận hàng của các hãng vận chuyển
Một công ty 3PL có thể có những kết nối với nhiều hãng vận chuyển khác nhau. Vì một Fulfillment Center để thực hiện các đơn đặt hàng trực tiếp đến người tiêu dùng ngay sau khi chúng được đặt hàng, họ cần các hãng vận chuyển nhận hàng ít nhất là 1 lần mỗi ngày. Điều này đảm bảo đơn hàng sẽ đến tay người tiêu dùng đúng thời gian đã cam kết.
Tần suất của các hãng vận chuyển:
Tùy thuộc vào các dịch vụ chính xác mà công ty 3PL cung cấp, hãng vận chuyển có thể cần nhận đơn đặt hàng của khách hàng cho bất kỳ tùy chọn giao hàng đảm bảo nào trong ngày hoặc ngày hôm sau do khách hàng chọn vào những thời điểm nhất định mỗi ngày. Các hãng vận chuyển và dịch vụ khác sẽ thường xuyên có các chuyến nhận hàng theo lịch trình, cho cả các chuyến hàng trong nước và quốc tế. Các công ty cung cấp dịch vụ bán lẻ sẽ có thời gian giới hạn cho các đơn đặt hàng. Ví dụ: các đơn đặt hàng của khách hàng đặt vào buổi trưa theo giờ địa phương sẽ được xử lý tại trung tâm thực hiện và chuyển đi trong ngày.
Ngược lại, Kho hàng thường sẽ cần các đợt lấy hàng theo lịch trình, ít thường xuyên hơn, vì việc vận chuyển hàng hóa sẽ tiết kiệm chi phí hơn và có các hộp được bọc cùng nhau trên một pallet thay vì tạo ra các nhãn vận chuyển riêng lẻ . Các công ty vận tải cố gắng tập hợp hàng tồn kho từ các địa điểm nhận hàng khác nhau cho các lô hàng vận chuyển hàng hóa FTL và LTL , điều này có thể gây ra sự chậm trễ trong thời gian nhận hàng / giao hàng, vì vậy người bán nên cho phép thời gian quay vòng từ chuẩn bị đến nhận hàng lâu hơn.
Khi nào bạn nên sử dụng Fulfillment Center?
Các nhà bán lẻ có quy mô nhỏ đến trung bình phải quyết định xem liệu có cần thiết phải thuê ngoài (outsource) một trung tâm của công ty 3PL hoàn thiện đơn hàng hay không. Sẽ có một thời điểm khi mà nhiều nhà bán lẻ dường như dành tất cả thời gian để đóng gói và chạy đến bưu điện để chuyển hàng. Đó là một dấu hiệu rõ ràng là đã đến lúc nhận được sự giúp đỡ với việc thực hiện đơn đặt hàng. Đối với nhiều công ty, vấn đề này không phải lúc nào cũng rõ ràng.
Một số chủ doanh nghiệp nhỏ tin rằng họ nên thuê bên ngoài thực hiện bởi. Vì họ cần một nơi để lưu trữ hàng hóa. Nếu công ty của bạn không có nhiều không gian, bạn vẫn có thể thuê thêm không gian để tiết kiệm chi phí, như tủ khóa hay các đơn vị lưu trữ. Bằng cách đó, bạn có thể giữ một số lượng hàng tồn kho trên thực tế và có truy xuất thêm khi cần thiết.
Tương tự, nếu bạn sử dụng các công ty dịch vụ 3PL để thực hiện đơn đặt hàng và bán một số lượng lớn các sản phẩm, bạn có thể lựa chọn chỉ gửi một vài mặt hàng nhất định cho 3PL, ví dụ như những sản phẩm bán chạy nhất. Sau đó công ty có thể lưu trữ và tự hoàn thành phần hàng hóa còn lại. Giải pháp này dễ quản lý cho những mặt hàng ít phổ biến hơn.
