Packing List – Phiếu đóng gói

Đây Là Một Thành Phần Quan Trọng Trong Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu. Giống Với Hóa Đơn Thương Mại, Bạn Cũng Có Thể Soạn Thảo Phiếu Đóng Gói Bằng Cách Tham Khảo Các Mẫu Có Sẵn Và Sửa Nội Dung Hợp Với Nhu Cầu Của Mình

Packing List Là Gì?

Đó là phiếu đóng gói hàng hóa, là một thành phần quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Nếu theo nghĩa tiếng Anh dịch đơn thuần, thì phải dịch là Chi tiết đóng gói, hay Danh sách đóng gói mới sát nghĩa. Tuy nhiên theo tập quán, người ta vẫn gọi là phiếu, thì ta cũng gọi theo như vậy cho mọi người cùng thông hiểu. Cũng giống như với Hóa đơn thương mại, bạn cũng có thể soạn thảo Phiếu đóng gói bằng cách tham khảo các mẫu có sẵn. Sau đó chỉnh sửa, bổ sung những nội dung cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Khi nhìn vào phiếu đóng gói, chúng ta sẽ hiểu được:

• Trong container đó có số lượng hàng bao nhiêu? Trọng lượng bao nhiêu?
• Số kiện, số pallet thế nào? Có bao nhiêu hàng hay kiện nhỏ được đóng trong thùng, hộp lớn?
• Chúng ta sẽ dỡ hàng bằng tay (công nhân bốc trực tiếp, cần nhiều người) hay dỡ hàng bằng xe nâng (cần ít người hơn)?
• Thời gian dự kiến dỡ hàng là bao lâu và từ đó có thể tính toán được số lượng hàng có thể dỡ trong 1 ngày (Ví dụ như container có 20 kiện hàng, đóng pallet thì có thể 1 cont trong vòng 30 phút)
• 1 giờ, 1 ngày dỡ được 8 cont nhưng nếu như container có 1000 kiện hàng bốc rời thì có thể mất 1,5 – 2 giờ/ container và 1 ngày chỉ dỡ được 4 cont hàng). Điều này quan trọng cho người mua.

Các nội dung chính trong Packing List:

• Tiêu đề trên cùng: Logo, tên, địa chỉ, tel, fax công ty;
• Seller: Tên, địa chỉ, tel, fax công ty bán hàng;
• Số và ngày Packing List;
• Buyer: Tên, địa chỉ, tel, fax công ty mua hàng;
• Ref no: Số tham chiếu. Đây có thể là số đơn hàng, hay ghi chú thêm về Notify Party (Bên thông báo khi hàng đến. Thông thường thanh toán L/C thì mới yêu cầu ghi thêm thông tin Notify Party);
• ETD: Estimated Time Delivery – Ngày dự kiến tàu chạy;
• Product: Mô tả hàng hóa: Tên hàng, ký mã hiệu, mã HS…
• Quantity: Số lượng hàng theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: 100000 pcs là 100000 cái…);
• Packing: Số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: đơn vị là bales – kiện, chẳng hạn có 100000 cái, đóng gói 500 cái/kiện -> Packing là 200 bales);
• NWT: Net weight – Trọng lượng tịnh (Chỉ tính trọng lượng của hàng hóa);
• GWT: Gross weight – Trọng lượng tổng (Tính cả trọng lượng của dây buộc, nylon bọc, thùng, hộp đựng ở ngoài). Trên thực tế, chúng ta không cần quá tỉ mỉ và quá chính xác GWT này, chỉ cần GWT tính tương ứng và không vượt quá trọng lượng mà hãng tàu cho phép xếp trong 1 container là ok;
• Remark: Những ghi chú thêm (ví dụ như tất cả có 200 kiện thì kiện từ số 1 – 100 là đóng cho hàng nhãn mác A, kiện từ số 100-200 là đóng cho hàng nhãn mác B…);
• Xác nhận của bên bán hàng: Ký, đóng dấu.
  Ngoài ra, với nhiều loại hàng đóng gói phức tạp hay một chuyến hàng bao gồm nhiều container, chúng ta còn phải cung cấp thêm Detailed Packing List. Về bản chất, đây là bảng kê chi tiết hơn và được gửi cùng Packing List. Packing List dùng để kê khai hải quan và xem xét số lượng chung còn Detailed Packing List được dùng để kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế khi dỡ hàng và nhập vào kho.