Hàng tồn kho – Có nên giữ hay không?

Đây Là Một Trong Những Tài Sản Có Giá Trị Lớn Nhất Trên Tổng Giá Trị Tài Sản Của Doanh Nghiệp.

Hàng Tồn Kho – Có Nên Giữ Hay Không?

Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/ linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất… 

Chính sách tồn kho rất quan trọng khiến cho các nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất. Có nhiều quan điểm khác nhau về chính sách tồn kho, để có sự cân bằng các mục tiêu khác nhau như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu cho khách hàng.

1) Nên Giữ Hàng Tồn Kho

Tồn kho là cần thiết nhưng vấn đề quan trọng là khối lượng hàng tồn kho được giữ là bao nhiêu cho phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất – kinh doanh của đơn vị. Với một khối lượng phù hợp với điều kiện hoạt động, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì nó không gây nguy hiểm. Khi giữ lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể giảm được một số chi phí, hoặc chi phí bỏ ra thấp hơn ban đầu.

Điển hình là Chi phí chất lượng khởi động: Khi chúng ta bắt đầu sản xuất một lô hàng thì sẽ có nhiều nhược điểm trong giai đoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức sản xuất, vật liệu không đạt đặc tính, máy máy lắp đặt cần có sự điều chỉnh. Kích thước lô hàng càng lớn thì có ít thay đổi trong năm và ít phế liệu hơn.

Ngoài ra, tồn kho có thể cần thiết cho hiệu quả vận hành của hệ thống sản xuất:

Về vật liệu thô:

• Do một số nhà cung cấp sản xuất và vận chuyển một vài vật liệu thô theo lô.
• Lượng đặt mua lớn làm tồn kho nhiều hơn nhưng có thể được khấu trừ theo số lượng mua, giảm được chi phí mua hàng.

Về bán thành phẩm:

• Vì khâu quản lý mà không thể kết hợp 2 giai đoạn sản xuất lại;
• Sản xuất và vận chuyển các lô hàng lớn khiến cho tồn kho nhiều hơn nhưng có thể giảm chi phí sản xuất, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu.

Về thành phẩm:

• Chuẩn bị lượng hàng trước khi giao hàng;
• Năng lực sản xuất có hạn;
• Sản phẩm có thể để trưng bày cho khách hàng.

2) Không Nên Giữ Hàng Tồn Kho

Số lượng hàng tồn kho quá cao thì ngoài việc hàng hóa dự trữ lâu sẽ hư hỏng, hao hụt chất lượng gây khó khăn trong cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường thì một số chi phí sẽ bị gia tăng:

Chi phí tồn trữ: Là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ như tiền thuê kho bãi, bảo hiểm nhà kho, chi phí về thiết bị phương tiện, chi phí cho nhân lực hoạt động giám sát quản lý, chi phí quản lý điều hành kho hàng, chi phí hao hụt mất mát…

Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho quá lớn sẽ làm cản trở hệ thống sản xuất. Thời gian cần để sản xuất, phân phối các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng những thay đổi các đơn hàng của khách yếu đi.

Chi phí cho sự phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui trình sản xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải tỏa sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp.

Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: Khi sản xuất những lô hàng có kích thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn. Trong vài trừng hợp, một số sẽ bị hỏng và một số lượng chi tiết của lô sản xuất sẽ có nhược điểm. Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể giảm được lượng kém phẩm chất.

Những chi phí phát sinh trong quá trình tồn trữ:

Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng:

• Tiền thuê hoặc khấu hao;
• Thuế nhà đất;
• Bảo hiểm nhà kho;
• Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện;
• Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị, phương tiện;
• Chi phí nhiên liệu cho thiết bị, phương tiện hoạt động;
• Chi phí vận hành thiết bị.

Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý:

• Chi phí lương cho nhân viên bảo quản;
• Chi phí quản lý điều hành kho hàng.

Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho:

• Phí tổn do việc vay mượn để mua hàng và chi phí trả lãi vay;
• Phí bảo hiểm hàng hóa trong kho.

Chi phí khác phát sinh:

• Chi phí do hao hụt, mất mát vật liệu;
• Chi phí do không sử dụng được nguyên vật liệu đó;
• Chi phí đảo kho để hạn chế sự giảm sút về chất lượng.

Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Do đó, kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu được, qua đó doanh nghiệp có thể giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”, có nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng không “quá ít”.